Rencana Hubungan Masyarakat dan Komunikasi Pemasaran yang Efektif: Mengidentifikasi Situasi Organisasi dengan Cermat

Ilmumedsos.com - Sederhana namun penting. Identifikasi situasi yang dihadapi oleh organisasi adalah langkah awal yang krusial dalam perencanaan komunikasi. 

Meskipun terdengar masuk akal, namun kesadaran tentang situasi tidak selalu umum, dan orang-orang kadang memiliki pandangan berbeda tentang apa sebenarnya situasi tersebut.

Situasi Hubungan Masyarakat

Secara sederhana, situasi adalah kumpulan keadaan yang dihadapi oleh sebuah organisasi. Situasi serupa dengan arti dari masalah, jika kita menggunakan definisi klasik dari sebuah pertanyaan yang perlu diatasi. 

Sebagai contoh, situasi untuk sebuah produsen otomotif mungkin adalah ketersediaan kantung udara samping (bukan di depan) pada mobil-mobil model terbaru mereka. 

Bagi sebuah organisasi nirlaba kecil yang berurusan dengan anak muda berisiko, situasinya mungkin adalah salah paham dan ketakutan yang beberapa orang miliki terhadap para pemuda ini.

Tanpa pernyataan awal yang jelas tentang situasi yang akan dihadapi, Anda tidak akan dapat melakukan penelitian yang efisien atau mendefinisikan tujuan program komunikasi Anda nanti dalam proses perencanaan.

Perhatikan bahwa situasi diungkapkan sebagai kata benda—ketersediaan kantung udara, ketakutan terhadap para pemuda. 

Baca Juga: Pentingnya Penelitian dalam Perencanaan Komunikasi Strategis

Nanti, ketika kita membicarakan tujuan organisasi, kita akan menambahkan kata kerja untuk menunjukkan bagaimana kita ingin mempengaruhi situasi tersebut—memperkenalkan kesadaran konsumen tentang kantung udara, menghilangkan anggapan bahwa semua anak muda berisiko adalah berbahaya. Untuk saat ini, cukup identifikasi situasi tanpa memberikan komentar.

Situasi dapat dihadapi dengan pendekatan positif atau negatif. Dengan kata lain, situasi dapat diidentifikasi sebagai peluang yang harus diambil karena menawarkan keuntungan potensial bagi organisasi atau publiknya (seperti kantung udara samping), atau itu bisa menjadi hambatan yang harus diatasi karena membatasi organisasi dalam mewujudkan misinya (seperti ketakutan terhadap anak muda berisiko). 

Tergantung pada bagaimana mereka menilai situasi dan dampak potensialnya pada organisasi, dua perencana mungkin melihat situasi yang sama dengan perspektif yang berbeda—satu menyebutnya sebagai hambatan, yang lain sebagai peluang.

Bahkan dalam situasi krisis, hambatan dapat dihadapi sebagai peluang—jika masalah tersebut tidak disebabkan oleh organisasi itu sendiri. 

Organisasi yang sedang diserang dapat menggunakan perhatian publik yang muncul akibat krisis untuk menjelaskan nilai-nilai mereka dan menunjukkan kualitas mereka. 

Pepsi melawan hoaks jarum suntik pada tahun 1993 dengan mengeluarkan video berita yang menunjukkan bagaimana proses produksinya membuatnya tidak mungkin terkontaminasi sebelum meninggalkan pabrik. 

Demikian pula, Johnson & Johnson menggunakan konferensi pers satelit ketika mereka memperkenalkan kembali Tylenol setelah beberapa orang tewas pada tahun 1982 karena ada yang merusak obat bebas tersebut. 

Dengan begitu, perusahaan yang sudah memiliki reputasi baik, muncul dari krisis dengan lebih banyak kepercayaan dan rasa hormat dari konsumen.

Baca Juga: Manajemen Isu dan Krisis dalam Hubungan Masyarakat: Antisipasi dan Respons yang Efektif

Baik itu dianggap sebagai peluang, sebagai hambatan, atau sekadar potensi yang belum terwujud, tim komunikasi dan kepemimpinan organisasi atau klien harus mencapai pemahaman bersama tentang masalah sebelum dapat ditangani secara memadai. 

Pertimbangkan contoh berikut dari sinyal-sinyal yang bercampur aduk: Direktur eksekutif sebuah lembaga yang berurusan dengan penyalahgunaan narkoba menginginkan konsultan hubungan masyarakat untuk fokus pada komunikasi antara lembaga dan publik eksternal seperti pengadilan, kepolisian, dan personel pembebasan bersyarat. 

Namun, dewan direktur ingin rencana untuk meningkatkan komunikasi antara dewan, staf, dan direktur eksekutif. Ekspetasi yang sangat berbeda, bukan? Bagaimana Anda berpikir Anda dapat mengatasi hal ini?

Dalam kasus ini, konsultan meminta baik direktur maupun dewan untuk mencapai kesepakatan tentang isu inti dan merenungkan kembali apa yang mereka inginkan. Mereka menanyakan pada diri mereka apa masalah sebenarnya dan menyimpulkan bahwa fokus seharusnya pada visibilitas dan reputasi lembaga dengan publik eksternalnya. 

Setelah hal ini dipahami, konsultan mengembangkan rencana strategis dan membantu lembaga untuk mengimplementasikannya. Latihan Perencanaan Strategis di halaman 25 akan membantu Anda menjernihkan isu yang dihadapi oleh organisasi Anda.

Komunikasi yang berlangsung terus-menerus dengan klien penelitian adalah sangat penting. Dalam bukunya yang berjudul Applied Research Design, Terry Hedrick, Leonard Bickman, dan Debra Rog (1993) merekomendasikan setidaknya empat titik kontak penelitian:

• Pertemuan awal dengan klien untuk mengembangkan pemahaman bersama tentang kebutuhan penelitian klien, sumber daya, dan penggunaan yang diharapkan.
• Pertemuan untuk sepakat tentang lingkup proyek, terutama biaya dan sumber daya lainnya.
• Setelah tinjauan awal terhadap literatur dan sumber sekunder lainnya, pertemuan untuk menyempurnakan pertanyaan penelitian dan membahas pendekatan dan batasan yang potensial.
• Pertemuan untuk mencapai kesepakatan tentang pendekatan studi yang diusulkan.